Obchod

Svými jednotlivými moduly splňuje maximum požadavků zákazníků z výrobních a obchodních organizací v různých oborech činnosti. Počínaje řízením nabídkového a poptávkového procesu, nákupem potřebných surovin, materiálů, polotovarů i hotových výrobků nejen pro výrobu, ale také pro běžnou potřebu firmy. Vysoce ceněnou kapitolou je komplexní oblast skladování vyrobeného nebo nakoupeného zboží, jeho prodej, balení, značení, treacebility, expedice, atd. Celý životní cyklus může být navázán na integrované Workflow. Jednotlivé procesy jsou trvale vyhodnocovány a pro svoji vysokou parametrizaci a nezávislost na druhu výroby je část OBCHOD určena k použití u širokého okruhu zákazníků OR-SYSTEM Open.

Základní výhody modulů OBCHOD:

• Rychlá orientace a automatizace procesů v potřebách výroby (MRP), prodeje, nákupu a logistiky
• Vyhodnocování úspěšnosti jednotlivých nabídek / poptávek, spolupráce s CRM
• Komunikace s veřejně dostupnými internetovými zdroji (obchodní rejstřík, registr plátců DPH atd.)
• Tvorba podkladů pro Intrastat, včetně exportu na portál celního úřadu
• Kontrola kredibility firem pomocí databáze CreditCheck
• Automatická aktualizace kurzovního lístku z portálu ČNB
• Tvorba objednávek na přepravu pro přepravní společnosti např. TOPTRANS, Česká pošta apod.
• Podpora elektronického obchodování, prioritně Centrik (NetDirect), ale i další e-shopy
• Uživatelská tvorba reportů a přehledů, výstupy na Intranet/Internet
• Univerzální rozhraní pro MES (Manufacturng Execution Systems)

Prodej

Je připraven k zajištění veškerých obchodních aktivit směrem od výrobce k uživateli, od dodavatele k odběrateli, od nabídky k faktuře. V koordinaci s CRM se podílí na správě ceníků, tvorbě nabídek a kupních smluv, zpracování expedičních, dodacích a účetních dokladů. Aktualizují a udržují údaje o dodavatelích a odběratelích, obchodních partnerech, bankách a bankovních účtech, platebních, dodacích a adjustačních podmínkách, celních sazbách, kursech měn, atd. Nedílnou součástí jsou aplikace individuálních odběratelských slev zejména pro firmy poskytující zákaznické ceny nebo slevy na koncové odběratele.

Poptávky a nabídky

Rozšiřuje OR-SYSTEM Open v oblasti Prodeje, Nákupu a CRM. Poskytuje nástroje pro řízení procesu  tvorby a monitoringu schvalování poptávek a nabídek. Pomáhá analyzovat vývoj obchodního vztahu se zákazníkem s možností vyhodnocení úspěšnosti obchodních případů. Samozřejmostí je administrace průběhu komunikace se zákazníkem, upřesňování nabídky, schválení a završení kupní smlouvou. V oblasti Nákupu celý proces začíná tvorbou poptávky, dále zaevidováním přijaté nabídky s možnou vazbou na nákupní ceník a nákupní objednávku. Obě oblasti jsou tímto modulem navzájem aplikačně propojeny. Je možno hromadně vytvořit novou poptávku na dodavatele ke zjištění aktuálních nákupních cen. Mezi jednotlivými stavy obchodního případu (poptávka, nabídka, objednávka) jsou vytvářeny logické vazby, které umožňují rychlé a přehledné zobrazení aktuálního stavu a následné vyhodnocení dle obchodních referentů, výrobního sortimentu nebo jiných kritérií.

Obchodní projekty

Vede kompletní evidenci obchodních projektů a sdružuje obchodní doklady k danému projektu. Modul řeší obchodní případy vyžadující rozsáhlejší a časově dlouhodobou evidenci formou projektu, zejména z pohledu následujících informací: název projektu, číslo účetní zakázky, osoby, plánovaná hodnota projektu, definice záloh, milníky projektu (plánované a skutečné termíny), status projektu. Z projektu je možné vytvářet nebo zobrazit příslušné obchodní doklady: nabídky, zálohové faktury, expediční příkazy, dodací listy, faktury včetně automatické vazby na daný projekt.

Nákup

Modul přináší všechny funkce pro nákupní a zásobovací činnosti firmy a efektivní hospodaření se zásobami. Návrhy nákupních objednávek vytvořené oprávněnými žadateli mohou být postupovány definované osobě, která je oprávněna jednotlivé požadavky slučovat a upravovat. Následně upravené požadavky jednoduchým způsobem převedete do konkrétních objednávek. Důležitou schopností je automatizace zpracování návrhů objednávek, které jsou výsledkem propočtů potřeb MRP. Sledování stavu plnění objednávek, aktuálního stavu skladových zásob, plnění stanovené výše pojistných zásob, limitů čerpání materiálu, průměrných střediskových spotřeb jsou dalšími funkcemi modulu Nákup.

Skladové hospodářství 

Modul umožňuje sledování stavu a toku zásob a finančních prostředků vynakládaných na skladové zásoby jednotlivými středisky a odděleními organizace. Pohyb zásob je kontrolován z věcného a účetního hlediska s přenosem do účetnictví.

Mezi základní funkce Skladování patří:

• správa skladových míst (sklad reklamační, střediskový, konsignační, celní, fiktivní, atd.)
• management skladových položek, jejich vyhledávání
• tvorba všech druhů skladových pohybů (příjmy a výdeje zakázkové i neadresné, přesuny, přecenění, inventury) včetně traceability
• řízení skladových cen (oceňování metodami pevných cen, průměrných cen, průměrných cen se sledováním cenové odchylky a rozpouštěním nákladů, FIFO)
• optimalizace stavu zásob
• tisk průvodních dokladů, deníků, výkazů, reportů a statistik pro skladovou a účetní evidenci.

OR-SYSTEM Open má širokou paletu variant řešení v oblasti řízení zakladačových skladů v přímé vazbě na obchodně-logistické a výrobní procesy. Například řízené umístění výrobků, polotovarů, komponent, materiálů v zakladačových skladech - s ohledem na objem, hmotnost, optimalizaci naskladnění, vhodnost sortimentu, četnost pohybů, vzdálenost, doporučit výběr z buněk s ohledem na balení a termín uložení zásoby. K dispozici jsou uživatelské nástroje pro automatickou identifikaci pomocí různých technologií, např. 2D / 3D čárového kódu, apod.

Servis

V integraci s  procesy CRM a odkrývá business potenciál („cross selling“). Servis pomáhá sledovat servisních zásahy prováděných vlastními pracovníky nebo třetí stranou. Poskytuje informace o nákladovosti zásahu v členění: materiál, práce, dopravní a ostatní náklady. Samozřejmostí je sledování poruchovosti konkrétního vyrobeného kusu už od jeho instalace.

Reklamace

Řeší reklamačních řízení se zákazníky, včetně vazeb na jednotlivé způsobitele (Prodejní objednávky, Dodací listy, Faktury). Modul řídí reklamační proces z pohledu příčin včetně vyjadřování a schvalování kompetentních pracovníků a podporuje jednotlivé kroky pro úspěšné vyřízení reklamace (dobropis, sleva, náhrada, oprava).  Významnou funkcionalitou v procesu reklamace je spatná traceabilita s rozpadem od výrobního čísla finálního výrobku po nejnižší úroveň – nakupovaný materiál a jeho šarži. Tiskne reklamační protokoly a pomáhá vyhodnocovat reklamace.

EDI

Elektronická výměna dat (EDI – Electronic Data Interchange) je moderní komunikační technologie založená na „nepapírovém“ obchodním styku. Lze ji jednoduše definovat jako „elektronickou výměnu obchodních a jiných dokumentů v podobě strukturovaných zpráv mezi dvěma nezávislými subjekty nebo aplikacemi“. Strukturované zprávy představují informace předávané v předem stanoveném formátu a normalizované jak z hlediska obsahu, tak i významu. Cílem EDI je nahrazení papírové dokumentace elektronickou, snížení nákladů spojených s jejich tvorbou a výměnou a současně zvýšení efektivity a kvality procesů. EDI doklady mají stejnou právní váhu jako dokumenty „papírové“. OR-SYSTEM Open podporuje zpracování libovolných vstupních (přijatých) i výstupních (odchozích) elektronických dokumentů (EDI zpráv). Komplexní řešení zahrnuje příslušný komunikační software, konvertor EDI zpráv a aplikační software pro zpracování informací z elektronického dokumentu v OR-SYSTEM Open.

Konstrukce a technologie

Velmi významnou oblastí v OR‐SYSTEM Open je Konstrukce a technologie. Představuje základní soubor nástrojů pro práci konstruktérů a technologů. Svými moduly zcela pokrývá požadavky standardních CAD systémů nebo sofistikovaných nástrojů PLM, PDM a svým SW rozhraním dovoluje bezproblémovou spolupráci s těmito specializovanými konstruktérskými nástroji. Jako rozsáhlý systém SW podpory vývoje a technické přípravy výroby, založený na principu skupinových technologií, spravuje údaje o výrobním zařízení (stroje, skupiny strojů, pracoviště), pracovnících (včetně profesí), podnikových kalendářích a výrobcích. Konstrukce a technologie sleduje historii změn operací, jde o významný nástroj změnového řízení dle norem řízení kvality a odpovídá požadavkům ISO norem na průkaznou dokumentaci. 

Konstrukční kusovníky

Zajišťuje komunikaci mezi PLM/PDM a OR-SYSTEM Open. Vytvořené výkresy v CAD konstruktér schválí v PDM, které vygeneruje XML soubory. Modul importu automaticky načítá vygenerovaná XML z PDM, přebírá definovanou strukturu XML a naplní data od ERP. Z XML načítá data Konstrukčního kusovníku a v úloze Konstrukční kusovník čeká na schválení konstruktéra. Po schválení kusovníku je transformován do standardního kusovníku v OR-SYSTEM Open. Druhou částí je import žádanek pro nakupované položky. Konstruktér zasílá žádanku, nákupčí ji převezme a založí novou nebo spáruje s již založenou položkou v Katalogu položek. Uložením požadavku je žádanka vyřízena a systém automaticky zašle ID položky do PDM, který si ho převezme a uloží ID do své knihovny. Při znovupoužití položky žádanka už nevzniká a zasílá konkrétní ID položky do OR-SYSTEM Open.  

Napojení CAD/PDM/PLM

Konektor představuje řízenou obousměrnou komunikaci mezi PLM (Teamcenter) a OR-SYSTEM Open. Rozlišujeme Konektor pro kusovníky, technologické postupy, obrazové informace a související data. Dále Konektor pro workflow a změnovou službu. Integrace s CAD Solid Works na novém konektoru je v provozu a konektory jsou architektonicky připraveny i pro jiná PLM/PDM/CAD řešení. 

Technologické Kusovníky 

Základním posláním modulu Kusovníky je tvorba a správa kusovníků výrobků. Poskytuje konstruktérům výkonné nástroje, z nichž nejvýznamnějším je Konstrukční katalog. Modul disponuje řadou výběrových funkcí a reportovacích programů, umožňujících tvorbu přímých, inverzních, množstevních, strukturních a stromových znázornění kusovníků, potřebných přehledů a porovnání, stejně jako programy efektivně podporujícími změnová řízení. Kusovníky dovolují práci s představitelem (barevné variace, velikosti, varianty provedení), s různými daty platnosti pro komponenty a materiály (časové řezy), s libovolnými textovými informacemi (rozpiska materiálů apod.), s libovolnými připojenými dokumenty (výkres, obrazová dokumentace atd.).

Technologické postupy 

Slouží k efektivnímu zpracování časových a mzdových norem, materiálových a kapacitních požadavků. Definuje časovou posloupnost výroby a její materiálové zabezpečení. Technologický postup obsahuje nejen aktuální informace o výrobě, ale současně dovoluje sledovat historii změn jednotlivých operací a tím se stává významným pomocníkem změnového řízení splňujícím všechny nároky, kladené na uživatele normami pro řízení kvality. Účelným využíváním předem nadefinovaného katalogu operací lze dosahovat velmi efektivní tvorby technologického postupu. Totožné operace v technologických postupech vycházející z určitých norem, lze uložit do tohoto katalogu a při tvorbě technologických postupů se na katalog odvolávat. Při změně normy operace je zajištěna automatická aktualizace všech technologických postupů, které příslušnou operaci obsahují. Pro další zobecnění katalogu při tvorbě technologického postupu jsou k dispozici tzv. koeficienty pro stanovení materiálových vlastností, které ovlivňují použitou normu operace.

Katalog operací 

Velmi usnadňuje práci technologa všude tam, kde používá předem dané normované operace a tím jednotlivé technologické postupy velmi efektivně skládá. Spolu s funkcí kopírování v technologických postupech umožňují technologovi okamžitě vytvářet technologické postupy bez časových ztrát. Práce s Katalogem operací pomáhá při vytváření nových a aktualizaci stávajících technologických postupů. Využívá se tam, kde jsou operace shodné pro několik různých výrobků. Při vytváření nového technologického postupu technolog jen skládá nový postup z již předem připravených operací, které mají vyplněny předem všechny náležitosti. 

Nářadí, Formy 

Specializuje se na evidenci a sledování využití nářadí nejen pro účely oblasti Konstrukce a technologie, ale pro řízení celého výrobního procesu. Nářadí umožňuje sledování životnosti a opotřebení nářadí, jeho spotřeby, plánování nákupu a jeho zakalkulování do nákladů. Jednotlivé kusy nářadí jsou vázány na konkrétní operaci technologického postupu a sledovány v samostatném souboru. Výrobní zakázky a jim přiřazené technologické postupy obsahují i „nářaďové“ operace, obdobně součástí zakázkových kusovníků jsou příslušné nářaďové pozice. Modul Nářadí je možné využívat i v provozech, kde jsou používány formy (lisovny). Forma je založena jako nářadí a je možné k ní nadefinovat další potřebné údaje: cykly, násobnost, výrobek, počet otisků atd.

Náhrady materiálu

Představuje užitečný nástroj, umožňující k položce nebo ke kusovníkové pozici předepsat konstruktérem definovanou náhradu (například když není skladová zásoba prioritní položky). Tím je zajištěno, že nahrazovaný materiál splňuje všechny požadavky na výrobek (např. ISO normu).

Plánování kapacit výrobních zdrojů

Kapacity výrobních zdrojů poskytují excelentní nástroje pro plánování výroby s volitelným zohledněním jednotlivých výrobních zdrojů. Plánování kapacit je zajišťováno vlastními plně integrovanými úlohami typu APS (Advanced Planning and Scheduling).

Kapacitní bilancování vytváří frontu operací na jednotlivé výrobní zdroje (stroj, nářadí, profese atd.). Fronta je vytvářena tak, aby byly zohledněny materiálové zdroje (skladové zásoby plus objednávky materiálu na cestě). Dále aby byly maximálně plněny termínové a množstevní požadavky odběratelů. Současně obsazuje výrobní kapacity tak, aby zdroje byly maximálně využity a nedocházelo ke zbytečným prostojům. V případě potřeby je možné prodejní zakázky dělit do kategorií podle priorit.

Informace z kapacitního bilancování využívají další moduly OR-SYSTEM Open:

Prodej – získává informace o termínech plnění prodejních objednávek (předstihy, skluzy).

Výrobní plánování – získává informace o termínech výrobních operací a jejich posloupnosti s ohledem na termíny prodejních zakázek a využití výrobních zdrojů.

Nákup – získává informace o chybějících materiálech, které by mohly ohrozit plnění prodejních zakázek.

Prezentace výsledků kapacitního plánování je standardně ve formě Ganttova diagramu. Další prezentace jsou připraveny pro reportovací, desktopová, mobilní a mediální pracoviště. Obsah prezentace je uživatelsky volitelný. Grafické tokové diagramy výrobku, operací, pracovišť, obsazení disponibilních kapacit operacemi výrobních zakázek, zaplánování zakázek v termínu nebo ve skluzu (prodejních i výrobních), grafické zobrazení kapacit jednotlivých zdrojů, včetně obsazení operacemi výrobních zakázek. V reportech je možné získat informace např. o volných a obsazených kapacitách jednotlivých zdrojů o frontách operací k jednotlivým zdrojům a o kritických výrobních zdrojích.

Kalendáře výrobních zdrojů 

Řešení představuje matematický a logický aparát pro sofistikovaný popis zdrojů, které vstupují do procesu kapacitního bilancování a plánování. Finální deklarace kalendáře představuje logickou integraci parciálních kalendářů zdrojů (stroje, skupiny strojů, odstávky, směnnost, atd.). Výsledkem výpočtu podle předem definovaných modelů pro jednotlivé zdroje je kalendář disponibilních kapacit a nepracovních intervalů. 

Rozvrhování kapacit výrobních zdrojů

Kapacitní bilancování je závislé na předem vytvořeném kalendáři  a nastavených parametrech. Vlastní zaplánování pak probíhá na základě stavu rozpracovanosti jednotlivých operací, které obsazují pracovní (disponibilní) intervaly. Nastavení parametrů a modelů dne je určující pro vytvoření plánu. Průběžná administrace těchto údajů s co možná největší přesností odpovídající poměrům ve firmě zabezpečí odpovídající výstupy, které jsou jedním z hlavních předpokladů pro úspěšné řízení firemních procesů. Výsledek výpočtu, nebo jeho části je možné zafixovat na zvolenou dobu nebo počet směn.

Speciální funkcionalita umožňuje simulovat kapacitní plánování a jednotlivé plány (výpočty) ukládat a zpětně se k nim vracet. Proces simulace zohledňuje momentální stav obsazení výrobních zdrojů, ale nemění stav zaplánování.  

Simulace obchodního případu

Významnou pomůckou pro prodejce je funkce Simulace obchodního případu. Funkce umožní prodejci v simultánním režimu, vzhledem na probíhající a kapacitně zaplánovanou výrobu, zjistit skutečný termín výroby. 

CRM

Řízení vztahů se zákazníky je v dnešním dynamickém světě velmi důležitá oblast, která často rozhoduje o úspěchu na trhu. Z hlediska funkčnosti byly ERP a CRM v minulosti často chápány jako dva samostatné systémy. OR-SYSTEM Open přichází s vlastním datově a aplikačně integrovaným CRM modulem, díky kterému můžete efektivně komunikovat, evidovat, řídit, plánovat, kontrolovat a zlepšovat všechny provázané činnosti v různých fázích byznys vztahů.

Subjekty a pobočky 

Přináší možnost dokonale své zákazníky poznat, pohodlně je spravovat a efektivně rozšiřovat zákaznická portfolia. Informace pro vaše rozhodování jsou snadno dostupné. Přinášejí ucelený přehled obchodního potenciálu a možných potřeb zákazníků, vztahů mezi centrálou a pobočkami. Každá pobočka může být zároveň centrálou, má-li vlastní pobočky. OR-SYSTEM Open je napojen na státní registry, využívá jejich data ke zpracování údajů o subjektech a lze je aktivovat pouhým kliknutím. Flexibilita řešení Open navíc umožňuje snadné rozšiřování množství informací o libovolné další uživatelské atributy.

Kontakty, obchodníci a obchodní vazby 

Na subjekty je navázána evidence kontaktních osob a jejich jednotlivých kontaktních informací. Plná integrace s ERP usnadňuje spolupráci všech uživatelů, kteří komunikují se zákazníky, sdílejí historii vztahů a efektivně řeší zastupování pracovníků. Tato část CRM slouží primárně k neustále aktuální centrální evidenci kontaktních informací.

Obchodní vazby evidují seznam všech vazeb mezi obchodníky na vaší straně a kontakty na straně partnerského subjektu. Mezi libovolným obchodníkem vaší firmy a libovolným kontaktem vybrané firmy lze definovat vazbu a určit její typ. Typ vazby může představovat například druh zboží, se kterým dvojice obchodník-kontakt vzájemně obchoduje, nebo nějaký druh obchodní činnosti.

360° pohled na zákazníka

CRM OR-SYSTEM Open s výhodou využívá plnou integraci napříč ERP, proto máte k dispozici flexibilní platformu snadného přístupu k důležitým obchodním dokumentům a dokladům z jednoho místa. Uživatelé systému ocení rychlou orientaci v objednávkách, smlouvách, nabídkách, dodacích listech, fakturách, reklamacích, a dalších důležitých oblastech. Stejně snadno lze vyhodnocovat dosavadní spolupráci se zákazníky i z pohledu finančních vztahů (náhledy na saldo nebo faktury).

Aktivity, hromadné aktivity v CRM

Zachycení historie komunikace patří ke klíčovým přínosům CRM řešení. Umožňuje efektivně plánovat, sledovat a vyhodnocovat komunikaci s existujícími nebo potenciálními obchodními partnery, poskytuje přehlednou historii. Systém rozlišuje řadu různých aktivit podle typu (telefonní hovor, schůzka, služební cesta, elektronická @ komunikace, porada k projektům u zákazníků atd.) i podle stavu (plánovaná, uskutečněná, zrušená, …). Aktivity vázané na pobočku jsou tímto vázány také na firmu. Aktivitu lze založit jako „podmíněnou/pokračovací“, která v okamžiku uzavírání uživatele automaticky přesměruje na zaplánování nové, následné aktivity. Tím lze aktivity pohodlně řetězit a předcházet „zapomínání“ na klienty, nesplněné sliby apod.

Úloha Hromadné aktivity slouží pro spouštění hromadných akcí nad marketingovými seznamy, které si vždy vytváří uživatel, a údaje z nich se využívají například pro hromadné rozesílání reklamních zpráv či jiných obchodních sdělení. Analýzou marketingových a prodejních aktivit můžete např. hodnotit výkon obchodního týmu, odhalovat opomíjené vztahy, nasměrovat úsilí a zdroje na nejlepší příležitosti a kontrolovat investice do marketingu a obchodu.

Kalendář v CRM

Usnadnit uvedené aktivity CRM je prospěšné v integrovaném Kalendáři pro celý ERP. Kalendář v CRM slouží pro přehledné zobrazení různých událostí pro zvolené uživatele ve vybraném časovém úseku rozděleného na jednotlivé dny, případně hodiny. Kalendář může pracovat v několika režimech zobrazení, z nichž každý režim má jiné rozložení jednotlivých dní.

Přehled hlavních funkcí Open CRM kalendáře:

• Zadávání různých druhů a kategorií událostí
• Prohlížení událostí (více možností)
• Pohled na události kolegů z týmu
• Filtrování událostí
• Pamatování stavu a rozložení panelů
• Oprava, duplikace a přesun úkolu
• Lokalizace textů do češtiny a slovenštiny

Úkoly v CRM

Úkoly v CRM slouží pro operativní řízení pracovníků a pracovních týmů. Umožňuje efektivně rozdělovat práci jednotlivým pracovníkům a kontrolovat průběh a plnění těchto úkolů včetně provázanosti na konkrétní problematiku.

Každý uživatel zde může vytvářet nové úkoly, aktualizovat stávající a sledovat další objekty, které mohou být na úkol navázány. Každý úkol se vždy nachází v určitém stavu a tento stav je uživatelem průběžně měněn. Jednotlivé úkoly jsou barevně rozlišeny dle stavu, aby bylo na první pohled zřetelné, o jaké úkoly se jedná.

Během řešení úkolu je možné přidávat jednotlivá Hlášení výkonu, které slouží jako výkaz činnosti vázaný na daný úkol. V záložce Vývoj úkolu lze také sledovat veškeré změny, které byly v rámci tohoto úkolu provedeny

Úplná klasifikace subjektů

K dispozici je klasifikační nástroj pro hodnocení subjektů dle kategorie, fáze vztahu, významu, aktuálního stavu a dalších kritérií definovaných uživatelem. Podle všech vlastností (metrik) je možné subjekty rychle třídit, filtrovat, podmíněně klasifikovat nejen pro přípravu vašich marketingových akcí, ale také pro analýzy obchodu, pro řízení práce servisu, vyhodnocování reklamací nebo prioritizaci kooperantů a podobně. Klasifikace je nástrojem, jehož naplnění je zcela v rukou každého zákazníka. Uživatel si tak může vytvořit libovolný počet klasifikátorů pro různé oblasti, které chce sledovat.

Díky klasifikaci v CRM OR-SYSTEM Open vznikne vaše vynikající znalostní databáze a se správnými marketingovými postupy se budou vaši pracovníci zlepšovat v péči o klienty a aktivně se podílet na tvorbě firemního know-how.

Vizualizace v mapách

Úloha nabízí zobrazení adresního bodu ze CRM na mapě Google nebo Mapy.cz (zobrazení adresy firmy na mapě, zobrazení adresy kontaktu na mapě, atd…). Zobrazení seznamu adresních bodů ze CRM na mapě (např. zobrazení adres všech firem jednoho obchodníka na mapě). Po kliknutí na ikonu v mapách se aktivuje náhled na detail záznamu se zobrazením některých dat ze CRM. Mapa CRM je kombinovaná s tabulkovými daty (obrat, plán aktivit, kontakty atd.).

Při volání mapy z detailu záznamu (přes ikonu) je spuštěn internetový prohlížeč a v příslušných mapách je vyhledána zadaná adresa. Pokud se mapy volají přes nabídku dalších funkcí, tak se na mapě vyhledávají všechny zobrazené záznamy (nutno použít filtr, jinak je mnoho adres a mapy nezvládnou zobrazení). V OR-SYSTEM Open je možné využít zobrazení adres všech vyfiltrovaných záznamů, například všech poboček vybrané firmy. Podkladové mapy jsou vždy licencovány zvlášť, dle dodavatele map.

Výhodné využití napojení CRM na mapy je v mobilní aplikaci, kdy se kliknutím na adresu zobrazí tato adresa v navigaci (dle defaultního nastavení mobilu) a zároveň je nastavena cesta (automaticky se spustí GPS navigace s cílem dle adresy ze CRM).

Marketingové kampaně 

Marketingové kampaně slouží pro řízení a správu marketingových kampaní, tedy cíleně zaměřenou propagaci s použitím vybraného komunikačního kanálu.

Obecná marketingová kampaň je ucelený soubor procesů, které je třeba vykonat ve správném pořadí. Při vytváření kampaní je třeba vypracovat SWOT analýzu, definovat si přesně produkt propagace (výrobek, službu, …), který bude předmětem propagační kampaně. V dalším kroku je třeba provést průzkum trhu (srovnání s konkurencí, povědomí veřejnosti o firmě) a stanovit si cíle kampaně (měřitelné nejen na konci, ale i během kampaně). Dále je třeba vypracovat finanční plán, plánované náklady na kampaň a očekávaný výnos. Tyto kroky je nutné udělat před založením marketingové kampaně v systému, neboť se jedná o získání základních údajů pro založení marketingové kampaně v OR-SYSTEM Open.

Každá marketingová kampaň projde postupně 4 fázemi svého vývoje od vytvoření až po zhodnocení výsledků.

Integrace Outlook, poštovní schránky

Automatické ukládání odchozí e-mailové korespondence je součástí ERP OR-SYSTEM Open, kdy e-maily jsou ukládány do Poštovního deníku, který je součástí jádra ERP. Pro příchozí e-maily jsou k dispozici 2 alternativy řešení:

• Zákazník používající Outlook svoji příchozí poštu přímo v Outlooku odesílá do Poštovního deníku a zde přiřazuje k příslušné Aktivitě CRM, ke konkrétnímu zákazníkovi speciálním doplňkem pro Outlook. Doplňkový „button“ má k dispozici v nástrojové liště Outlook.
• Druhou alternativu představuje situace, kdy ERP vybírá zadanou schránku pro příchozí poštu pomocí IMAP (např. crm@firma.cz). Uživatel do této schránky přepošle došlý e-mail, který chce zařadit do CRM k danému kontaktu nebo subjektu, což může být realizováno také automatickým pravidlem pošty na straně klienta nebo poštovního serveru pro veškerou poštu. Následně uživatel vybrané e-maily transformuje do Poštovního deníku (příchozí pošta) a založí aktivitu typu e-mail došlý. Zároveň dojde k doplnění kontaktu podle původního odesílatele e-mailu. Uživatel má stejnou možnost jako v první variantě si takto zpracovanou poštu přiřazovat k Aktivitám CRM se systémově předvyplněnými údaji. Je to řešení nezávislé na použitém e-mail klientovi, ukládá se do DB k aktivitě, položce apod.

Mobilní CRM aplikace

Pro pracovníky, kteří mají mobilitu v popisu práce (obchodníci, nákupčí, servisní pracovníci), ale nejen pro ně, je k dispozici rozšiřující aplikace pro standardy mobilních zařízení (Android, iOS).

Uživateli se dle přihlášení zobrazí jeho adresář subjektů (včetně podřízených poboček), typicky firem, za které má odpovědnost. Z Aktivit, Kontaktů, nebo Adresáře je možné ihned volat bez nutnosti vyťukávání čísel, nebo začít psát e-mail. Aktivitu je možné založit hlasovým diktováním. V aplikaci je možné pořizovat fotografie, které jsou pak po automatickém zmenšení nahrány do ERP. Mobilní CRM naviguje na místo schůzky, nebo do sídla firmy, a lze v ní získat základní přehled o posledních objednávkách, nabídkách a obratu zákazníka. Aplikace zapisuje události do svého kalendáře v mobilu a zde je možné pouhým přesunutím v kalendáři schůzku přeplánovat na jiný termín. Samozřejmě se všechny změny synchronizují s OR-SYSTEM Open obousměrně. Takže po zapsání aktivity ji kdokoliv z týmu vidí v ERP nebo v mobilní aplikaci za několik okamžiků.

Mnozí uživatelé CRM mobilní „apky“ už na cesty nevozí notebook, agendu péče o zákazníky vyřizují přímo v mobilu.

Controlling

Modul Controlling umožňuje řešit standardní úlohy výkonové, odpovědnostní a procesní orientace nákladového controllingu. Pro řešení detailního sledování nákladů může uživatel použít deset dimenzí z celkových 30 možných.

Příklady dimenzí:

• Zákazník, zakázka, nadřízená zakázka, typ zakázky, účet, položka kalkulace, cash-flow zakázky, výrobek, skupina výrobků a množství pro řešení úloh výkonové orientace.
• Středisko, skupina režií a alternativní středisko pro řešení úloh odpovědnostní orientace.
• Pro procesní orientaci může uživatel použít např. dimenze činnost, aktivita, odpovědná osoba (pracovník), umístění (pracoviště, stroj).

Systém práce s dimenzemi klade důraz na minimalizaci pořizovaných údajů. Z tohoto důvodu uživatel pořizuje tři, max. čtyři dimenze, ostatní jsou generovány (dotahovány). K základním dimenzím patří účet, útvar, zakázka (výrobek). Součástí řešení může být i plné podchycení nedokončené výroby zakázky včetně řešení náběhů a odvodů.

Uživatel si může definovat deset vlastních pohledů na náklady. K základním pohledům může patřit:

• Kalkulační – výsledkový pohled.
• Cash-flow zakázky.
• Vyhodnocení střediskového hospodaření.
• Přehled o nedokončené výrobě zakázky.

Pro potřeby plánování systém umožňuje ke každému pohledu definovat tři základní plány, a to předběžný, odsouhlasený a operativní (plánovaný, operativní, pevný). Plánované hodnoty mohou být fixního, variabilního a kombinovaného charakteru. Střediskový plán může být zadán ručně, převzat z minulého období a následně upravován.

Controlling dále umožňuje:

• Zjištění režijních nákladů, jejich přepočet dle základny pro přepočet. Tuto funkci je možné uplatnit i pro přiřazení jiných hodnot k dimenzím. Systém umožňuje i přirážkový způsob přiřazování nákladů.
• Pro analýzy a rozbory je kromě standardních výstupů připraven systém definice vlastních výkazů. 

Finanční účetnictví

Modul vychází z klíčových procesů finančního účetnictví. Veškeré doklady jsou zařazeny do této pětice účetních deníků: deník došlých faktur, deník vydaných faktur, deník bankovních dokladů, deník pokladních dokladů a deník interních dokladů. Z jednotlivých deníků je možné se prostřednictvím záložek a ikon dostat do souvisejících deníků, doplnit nebo aktualizovat účetní záznamy, prohlížet platby, upomínky, penále, zobrazit saldo za firmu. Také je možné vytvořit příkaz k úhradě pro jednu konkrétní fakturu, vystavit upomínku, penalizační fakturu nebo vytvořit tiskovou sestavu.

Výsledkem zpracování účetních dokladů jsou hlavní účetní knihy, knihy pohledávek a závazků a daňová evidence. Všechny účetní knihy umožňují vytvořit rychlé přehledy, zjistit stavy na účtech, vytvořit sestavy a výkazy. Veškeré výstupy je možné zpracovat nejen za účetní období, ale také i k určitému dni.

Hlavní účetní knihy jsou vytvářeny uživatelskými pohledy dle zvolených kritérií, jako je členění na dimenze, úroveň součtování, atd. Finanční účetnictví obsahuje také likvidaci faktur.

Pro prezentaci výsledků v účetnictví je zabudován v modulu samostatný výkazový aparát, pomocí něhož mohou být vytvářeny a automaticky odesílány výkazy na daňový portál, ale mohou zde být vytvářeny i samostatné uživatelské výkazy pro management společnosti. Princip sestavování výkazů z účetního rozvrhu může být zvolen dvojím způsobem. Přímá definice umožňuje přiřazení řádku výkazu přímo k vybranému účtu nebo nepřímá definice pomocí vyjmenování intervalu účtů, přímo k řádku výkazu.  Po provedení samostatného výpočtu výkazu jsou tyto výkazy uloženy do „databáze výkazů“, kde je uchovávána jejich historie.

Funkce roční uzávěrky je opakovatelná a lze ji spouštět kdykoliv. Systém pracuje s tuzemskou měnou, zahraniční měnou a tzv. přepočtenou měnou.  Velkou předností je tzv. drill-down rozpad z účetní knihy do účetních dokladů a následně pohled až na prvotní doklad do podsystému, kde doklad vznikl. Mezi jeho silné stránky patří provázanost jednotlivých deníků s ostatními podsystémy, snadné mazání a opravy chybně pořízených dokladů v otevřeném účetním období, snadná orientace při dohledávání jednotlivých dokladů v denících a zejména intuitivnost při pořizování jednotlivých dokladů a záznamů.

Majetek

Majetek je určen pro správnou a dokladovanou evidenci majetku organizace a vedení databáze daňových, účetních, statistických, technicko-výrobních a obecně evidenčních informací. Detailně řeší všechny požadavky české legislativy včetně zrychlených odpisů a technického zhodnocení. Základem Majetku je evidence dlouhodobého majetku.

Majetek umožňuje volitelně provádět automatický výpočet daňových (všemi legislativně povolenými způsoby) a účetních odpisů (mnoha způsoby včetně “německého” a “francouzského” odpisování), zaúčtování nejen těchto odpisů ale i zařazení, vyřazení, převodů a dalších účetních změn majetku organizace, práci s opravnými položkami majetku, vše na základě předdefinovaných souvztažností.

Evidence investičního majetku obsahuje i údaje pro vedení evidence daní z nemovitostí a silniční daně a to pro všechny typy organizací s různým organizačním členěním, včetně údajů o umístění majetku a odpovědných osobách. Daňové (a volitelně i účetní) údaje jsou vázány na číselník SKP, což zaručuje konzistenci a průhlednost evidence. Umožňuje se rovněž rozsáhlé vedení evidence příslušenství k inventárním číslům také s vazbami na inventarizace.

Veškeré účetní a daňové doklady (odpisy, účetní změny, pořízení, vyřazení, přeúčtování apod.) a také důležité neúčetní změny jsou obsahem souboru účetních dokladů, což tvoří základ plné dokladovosti systému. Zároveň je uchovávána veškerá “historie” majetku.

Rozsáhlý systém tzv. “registrů” umožňuje přehlednou práci s doplňkovými, technickými a dalšími údaji podle druhu majetku. Majetek uživateli umožňuje tisk rozsáhlého spektra tiskových výstupů včetně tzv. formulářových výstupů (protokoly o zařazení, vyřazení, inventární karty atd.). 

Investice

Investice jsou určeny pro dokladovanou účetní, investiční a statistickou evidenci investic - nedokončených i dokončených - a pro likvidaci investičních faktur organizace. Z hlediska účetního jde především o analytickou evidenci skupiny účtů 04 - Investice.

Základem je likvidace investičních faktur. Ta spočívá v rozúčtovávání investičních faktur na příslušné již dokončené (investiční majetek) nebo nedokončené investice, případně částečně také na neinvestiční náklady. Zaúčtovávání probíhá volitelně buď u zlikvidovaných faktur či výdejek, nebo až u faktur a výdejek již „aktivovaných“ do Majetku. Příslušné doklady odcházejí do Účetnictví. Faktury (ale také předpisy záloh, odpočty záloh, kursové rozdíly atp.) přicházejí z Financí. Podobným způsobem přicházejí výdejky ze Skladů.

Nedokončené investice jsou sledovány z hlediska nejen účetního ale i investičního oddělení - analytické členění podle statistických parametrů, různých zdrojů financování investic, rozlišení a členění investic a to jak od začátku roku, tak od zahájení investice.

Investice jsou úzce provázány s Majetkem. Umožňují po ukončení investice její aktivaci do investičního majetku (zápis do databáze Majetku s vytvořením dokladů o pořízení a haléřovém vyrovnání), zpětně se berou podklady pro likvidaci faktur na dokončené akce - inventární čísla. U dokončených investic se při aktivaci vytvářejí také doklady o doúčtování pořizovací ceny nebo o technickém zhodnocení.

Personalistika

Personalistika je určena nejen k evidenci údajů o zaměstnancích, ale poskytuje také nástroje pro podporu důležitých personálních rozhodnutí. Evidence údajů o zaměstnanci je využívána i v podsystému Mzdy.

Pro všechny personalisty je důležitý zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů. Personalistika umožňuje sledovat pouze ty informace o zaměstnanci, které zaměstnavatel využívá (ostatní nemusí povinně sledovat, může však kdykoliv okruh svých zájmů rozšířit). Systém je v souladu s normami ISO 9000 pro podporu certifikace a respektuje zákon 435/2004 Sb. o zaměstnanosti. Je pružný k případným změnám požadavků, pracuje s číselníky, které si v převážné míře vytváří uživatel sám, a tím si také tvoří personalistiku na míru pro svou organizaci.

Personalistika obsahuje také nástroje pro podporu specifických činností personálního řízení, které jsou určeny pro střední a vrcholový management, personalisty a vedoucí.  Podpora pro řízení lidských zdrojů je zaměřena na následující oblasti:

• Pracovní funkce (definování pracovních míst, kvalifikační listy, návrhy na zvyšování kvalifikace)
• Školení a kurzy (evidence a plánování školení, přehledy a hodnocení školení)
• Lékařská péče (správa lékařské péče, plánování, rizikové funkce a pracoviště, přehledy)
• Pracovní výkazy (příplatky a srážky, korekce docházky, importy ze stravovacích a docházkových systémů, přehledy a statistiky)
• Odměny (správa fondů odměn, přehledy vyplacených mezd)

Mzdy

Mzdy obsahují vše, co je třeba pro vedení mzdové agendy, a to v nejrůznějších typech organizací. Využívají informace o zaměstnancích z Personalistiky, pořízení vlastních mzdových dat je optimalizováno pro rychlou práci s velkými objemy dat. Je možné zadávat jak údaje k jednotlivým zaměstnancům, tak i hromadně nebo připojovat informace z externích zdrojů (z výroby, z Cestovních příkazů, z docházkových a stravovacích systémů). Údaje do časového fondu je možné pořizovat formou odchylek od časového fondu, který je určen kalendářem.

Výpočty mezd a prémií probíhají na základě předdefinovaných vzorců, jejichž rozsah je možné podle potřeby rozšiřovat. K dispozici je výpočet mzdy úkolové, časové, smíšené, platy, mzdy individuální i kolektivní v kombinaci s nejrůznějšími typy prémií, a také bohatá škála příplatků s možností nastavení vlastních sazeb i s možností definovat si příplatky vlastní. Daně, zdravotní i sociální pojištění, nemocenské, sociální i státní dávky jsou počítány automaticky v souladu s platnou legislativou. Automaticky jsou prováděny přednostní i ostatní srážky zaměstnanců i výpočet denního vyměřovacího základu a pracovněprávního průměru.

K dispozici je několik typů výplatních lístků (včetně možnosti elektronického zasílání) a rozsáhla sada potvrzení pro nejrůznější účely. Součástí je i roční mzdová uzávěrka – mzdové listy, evidenční listy včetně jejich elektronického předání ČSSZ, roční zúčtování daně i výpočet povinného podílu za nezaměstnávání pracovníků se změněnou pracovní schopností.

Základní mzdy je možno volitelně doplnit o:

• Penzijní fondy – export příspěvků zaměstnance i zaměstnavatele do penzijních fondů, stavebních spořitelen i komerčních pojišťoven.
• Export do ISPV – export údajů o zaměstnanci i o organizaci do Informačního systému o průměrném výdělku.
• Export do ISP – export údajů o zaměstnanci i organizaci do Informačního systému o platech.

Cestovní příkazy

Cestovní příkazy zajišťují zpracování tuzemských i zahraničních cestovních příkazů. Spolupracují s podsystémem Personalistika, Mzdy i Finanční účetnictví.

Hlavní funkce:

• Pořízení cestovního příkazu
• Pořízení zahraničního cestovního příkazu.
• Automatické dopočty cestovních náhrad.
• Kontrola cestovních náhrad.
• Tisk cestovních příkazů
• Tiskové výstupy, rozborové sestavy
• Archiv cestovních příkazů.

Některé úlohy z této agendy jsou dostupné prostřednictvím webového prohlížeče. Jde zejména o pořízení cestovního příkazu a schvalování související se služebními cestami. Cestovní příkazy obsahují také workflow pro povolení/schválení služební cesty.