Obchod

Svými jednotlivými moduly splňuje maximum požadavků zákazníků z výrobních a obchodních organizací v různých oborech činnosti. Počínaje řízením nabídkového a poptávkového procesu, nákupem potřebných surovin, materiálů, polotovarů i hotových výrobků nejen pro výrobu, ale také pro běžnou potřebu firmy. Vysoce ceněnou kapitolou je komplexní oblast skladování vyrobeného nebo nakoupeného zboží, jeho prodej, balení, značení, treacebility, expedice, atd. Celý životní cyklus může být navázán na integrované Workflow. Jednotlivé procesy jsou trvale vyhodnocovány a pro svoji vysokou parametrizaci a nezávislost na druhu výroby je část OBCHOD určena k použití u širokého okruhu zákazníků OR-SYSTEM Open.

Základní výhody modulů OBCHOD:

• Rychlá orientace a automatizace procesů v potřebách výroby (MRP), prodeje, nákupu a logistiky
• Vyhodnocování úspěšnosti jednotlivých nabídek / poptávek, spolupráce s CRM
• Komunikace s veřejně dostupnými internetovými zdroji (obchodní rejstřík, registr plátců DPH atd.)
• Tvorba podkladů pro Intrastat, včetně exportu na portál celního úřadu
• Kontrola kredibility firem pomocí databáze CreditCheck
• Automatická aktualizace kurzovního lístku z portálu ČNB
• Tvorba objednávek na přepravu pro přepravní společnosti např. TOPTRANS, Česká pošta apod.
• Podpora elektronického obchodování, prioritně Centrik (NetDirect), ale i další e-shopy
• Uživatelská tvorba reportů a přehledů, výstupy na Intranet/Internet
• Univerzální rozhraní pro MES (Manufacturng Execution Systems)

Prodej

Je připraven k zajištění veškerých obchodních aktivit směrem od výrobce k uživateli, od dodavatele k odběrateli, od nabídky k faktuře. V koordinaci s CRM se podílí na správě ceníků, tvorbě nabídek a kupních smluv, zpracování expedičních, dodacích a účetních dokladů. Aktualizují a udržují údaje o dodavatelích a odběratelích, obchodních partnerech, bankách a bankovních účtech, platebních, dodacích a adjustačních podmínkách, celních sazbách, kursech měn, atd. Nedílnou součástí jsou aplikace individuálních odběratelských slev zejména pro firmy poskytující zákaznické ceny nebo slevy na koncové odběratele.

Poptávky a nabídky

Rozšiřuje OR-SYSTEM Open v oblasti Prodeje, Nákupu a CRM. Poskytuje nástroje pro řízení procesu  tvorby a monitoringu schvalování poptávek a nabídek. Pomáhá analyzovat vývoj obchodního vztahu se zákazníkem s možností vyhodnocení úspěšnosti obchodních případů. Samozřejmostí je administrace průběhu komunikace se zákazníkem, upřesňování nabídky, schválení a završení kupní smlouvou. V oblasti Nákupu celý proces začíná tvorbou poptávky, dále zaevidováním přijaté nabídky s možnou vazbou na nákupní ceník a nákupní objednávku. Obě oblasti jsou tímto modulem navzájem aplikačně propojeny. Je možno hromadně vytvořit novou poptávku na dodavatele ke zjištění aktuálních nákupních cen. Mezi jednotlivými stavy obchodního případu (poptávka, nabídka, objednávka) jsou vytvářeny logické vazby, které umožňují rychlé a přehledné zobrazení aktuálního stavu a následné vyhodnocení dle obchodních referentů, výrobního sortimentu nebo jiných kritérií.

Obchodní projekty

Vede kompletní evidenci obchodních projektů a sdružuje obchodní doklady k danému projektu. Modul řeší obchodní případy vyžadující rozsáhlejší a časově dlouhodobou evidenci formou projektu, zejména z pohledu následujících informací: název projektu, číslo účetní zakázky, osoby, plánovaná hodnota projektu, definice záloh, milníky projektu (plánované a skutečné termíny), status projektu. Z projektu je možné vytvářet nebo zobrazit příslušné obchodní doklady: nabídky, zálohové faktury, expediční příkazy, dodací listy, faktury včetně automatické vazby na daný projekt.

Nákup

Modul přináší všechny funkce pro nákupní a zásobovací činnosti firmy a efektivní hospodaření se zásobami. Návrhy nákupních objednávek vytvořené oprávněnými žadateli mohou být postupovány definované osobě, která je oprávněna jednotlivé požadavky slučovat a upravovat. Následně upravené požadavky jednoduchým způsobem převedete do konkrétních objednávek. Důležitou schopností je automatizace zpracování návrhů objednávek, které jsou výsledkem propočtů potřeb MRP. Sledování stavu plnění objednávek, aktuálního stavu skladových zásob, plnění stanovené výše pojistných zásob, limitů čerpání materiálu, průměrných střediskových spotřeb jsou dalšími funkcemi modulu Nákup.

Skladové hospodářství 

Modul umožňuje sledování stavu a toku zásob a finančních prostředků vynakládaných na skladové zásoby jednotlivými středisky a odděleními organizace. Pohyb zásob je kontrolován z věcného a účetního hlediska s přenosem do účetnictví.

Mezi základní funkce Skladování patří:

• správa skladových míst (sklad reklamační, střediskový, konsignační, celní, fiktivní, atd.)
• management skladových položek, jejich vyhledávání
• tvorba všech druhů skladových pohybů (příjmy a výdeje zakázkové i neadresné, přesuny, přecenění, inventury) včetně traceability
• řízení skladových cen (oceňování metodami pevných cen, průměrných cen, průměrných cen se sledováním cenové odchylky a rozpouštěním nákladů, FIFO)
• optimalizace stavu zásob
• tisk průvodních dokladů, deníků, výkazů, reportů a statistik pro skladovou a účetní evidenci.

OR-SYSTEM Open má širokou paletu variant řešení v oblasti řízení zakladačových skladů v přímé vazbě na obchodně-logistické a výrobní procesy. Například řízené umístění výrobků, polotovarů, komponent, materiálů v zakladačových skladech - s ohledem na objem, hmotnost, optimalizaci naskladnění, vhodnost sortimentu, četnost pohybů, vzdálenost, doporučit výběr z buněk s ohledem na balení a termín uložení zásoby. K dispozici jsou uživatelské nástroje pro automatickou identifikaci pomocí různých technologií, např. 2D / 3D čárového kódu, apod.

Servis

V integraci s  procesy CRM a odkrývá business potenciál („cross selling“). Servis pomáhá sledovat servisních zásahy prováděných vlastními pracovníky nebo třetí stranou. Poskytuje informace o nákladovosti zásahu v členění: materiál, práce, dopravní a ostatní náklady. Samozřejmostí je sledování poruchovosti konkrétního vyrobeného kusu už od jeho instalace.

Reklamace

Řeší reklamačních řízení se zákazníky, včetně vazeb na jednotlivé způsobitele (Prodejní objednávky, Dodací listy, Faktury). Modul řídí reklamační proces z pohledu příčin včetně vyjadřování a schvalování kompetentních pracovníků a podporuje jednotlivé kroky pro úspěšné vyřízení reklamace (dobropis, sleva, náhrada, oprava).  Významnou funkcionalitou v procesu reklamace je spatná traceabilita s rozpadem od výrobního čísla finálního výrobku po nejnižší úroveň – nakupovaný materiál a jeho šarži. Tiskne reklamační protokoly a pomáhá vyhodnocovat reklamace.

EDI

Elektronická výměna dat (EDI – Electronic Data Interchange) je moderní komunikační technologie založená na „nepapírovém“ obchodním styku. Lze ji jednoduše definovat jako „elektronickou výměnu obchodních a jiných dokumentů v podobě strukturovaných zpráv mezi dvěma nezávislými subjekty nebo aplikacemi“. Strukturované zprávy představují informace předávané v předem stanoveném formátu a normalizované jak z hlediska obsahu, tak i významu. Cílem EDI je nahrazení papírové dokumentace elektronickou, snížení nákladů spojených s jejich tvorbou a výměnou a současně zvýšení efektivity a kvality procesů. EDI doklady mají stejnou právní váhu jako dokumenty „papírové“. OR-SYSTEM Open podporuje zpracování libovolných vstupních (přijatých) i výstupních (odchozích) elektronických dokumentů (EDI zpráv). Komplexní řešení zahrnuje příslušný komunikační software, konvertor EDI zpráv a aplikační software pro zpracování informací z elektronického dokumentu v OR-SYSTEM Open.

Konstrukce a technologie

Velmi významnou oblastí v OR‐SYSTEM Open je Konstrukce a technologie. Představuje základní soubor nástrojů pro práci konstruktérů a technologů. Svými moduly zcela pokrývá požadavky standardních CAD systémů nebo sofistikovaných nástrojů PLM, PDM a svým SW rozhraním dovoluje bezproblémovou spolupráci s těmito specializovanými konstruktérskými nástroji. Jako rozsáhlý systém SW podpory vývoje a technické přípravy výroby, založený na principu skupinových technologií, spravuje údaje o výrobním zařízení (stroje, skupiny strojů, pracoviště), pracovnících (včetně profesí), podnikových kalendářích a výrobcích. Konstrukce a technologie sleduje historii změn operací, jde o významný nástroj změnového řízení dle norem řízení kvality a odpovídá požadavkům ISO norem na průkaznou dokumentaci. 

Konstrukční kusovníky

Zajišťuje komunikaci mezi PLM/PDM a OR-SYSTEM Open. Vytvořené výkresy v CAD konstruktér schválí v PDM, které vygeneruje XML soubory. Modul importu automaticky načítá vygenerovaná XML z PDM, přebírá definovanou strukturu XML a naplní data od ERP. Z XML načítá data Konstrukčního kusovníku a v úloze Konstrukční kusovník čeká na schválení konstruktéra. Po schválení kusovníku je transformován do standardního kusovníku v OR-SYSTEM Open. Druhou částí je import žádanek pro nakupované položky. Konstruktér zasílá žádanku, nákupčí ji převezme a založí novou nebo spáruje s již založenou položkou v Katalogu položek. Uložením požadavku je žádanka vyřízena a systém automaticky zašle ID položky do PDM, který si ho převezme a uloží ID do své knihovny. Při znovupoužití položky žádanka už nevzniká a zasílá konkrétní ID položky do OR-SYSTEM Open.  

Napojení CAD/PDM/PLM

Konektor představuje řízenou obousměrnou komunikaci mezi PLM (Teamcenter) a OR-SYSTEM Open. Rozlišujeme Konektor pro kusovníky, technologické postupy, obrazové informace a související data. Dále Konektor pro workflow a změnovou službu. Integrace s CAD Solid Works na novém konektoru je v provozu a konektory jsou architektonicky připraveny i pro jiná PLM/PDM/CAD řešení. 

Technologické Kusovníky 

Základním posláním modulu Kusovníky je tvorba a správa kusovníků výrobků. Poskytuje konstruktérům výkonné nástroje, z nichž nejvýznamnějším je Konstrukční katalog. Modul disponuje řadou výběrových funkcí a reportovacích programů, umožňujících tvorbu přímých, inverzních, množstevních, strukturních a stromových znázornění kusovníků, potřebných přehledů a porovnání, stejně jako programy efektivně podporujícími změnová řízení. Kusovníky dovolují práci s představitelem (barevné variace, velikosti, varianty provedení), s různými daty platnosti pro komponenty a materiály (časové řezy), s libovolnými textovými informacemi (rozpiska materiálů apod.), s libovolnými připojenými dokumenty (výkres, obrazová dokumentace atd.).

Technologické postupy 

Slouží k efektivnímu zpracování časových a mzdových norem, materiálových a kapacitních požadavků. Definuje časovou posloupnost výroby a její materiálové zabezpečení. Technologický postup obsahuje nejen aktuální informace o výrobě, ale současně dovoluje sledovat historii změn jednotlivých operací a tím se stává významným pomocníkem změnového řízení splňujícím všechny nároky, kladené na uživatele normami pro řízení kvality. Účelným využíváním předem nadefinovaného katalogu operací lze dosahovat velmi efektivní tvorby technologického postupu. Totožné operace v technologických postupech vycházející z určitých norem, lze uložit do tohoto katalogu a při tvorbě technologických postupů se na katalog odvolávat. Při změně normy operace je zajištěna automatická aktualizace všech technologických postupů, které příslušnou operaci obsahují. Pro další zobecnění katalogu při tvorbě technologického postupu jsou k dispozici tzv. koeficienty pro stanovení materiálových vlastností, které ovlivňují použitou normu operace.

Katalog operací 

Velmi usnadňuje práci technologa všude tam, kde používá předem dané normované operace a tím jednotlivé technologické postupy velmi efektivně skládá. Spolu s funkcí kopírování v technologických postupech umožňují technologovi okamžitě vytvářet technologické postupy bez časových ztrát. Práce s Katalogem operací pomáhá při vytváření nových a aktualizaci stávajících technologických postupů. Využívá se tam, kde jsou operace shodné pro několik různých výrobků. Při vytváření nového technologického postupu technolog jen skládá nový postup z již předem připravených operací, které mají vyplněny předem všechny náležitosti. 

Nářadí, Formy 

Specializuje se na evidenci a sledování využití nářadí nejen pro účely oblasti Konstrukce a technologie, ale pro řízení celého výrobního procesu. Nářadí umožňuje sledování životnosti a opotřebení nářadí, jeho spotřeby, plánování nákupu a jeho zakalkulování do nákladů. Jednotlivé kusy nářadí jsou vázány na konkrétní operaci technologického postupu a sledovány v samostatném souboru. Výrobní zakázky a jim přiřazené technologické postupy obsahují i „nářaďové“ operace, obdobně součástí zakázkových kusovníků jsou příslušné nářaďové pozice. Modul Nářadí je možné využívat i v provozech, kde jsou používány formy (lisovny). Forma je založena jako nářadí a je možné k ní nadefinovat další potřebné údaje: cykly, násobnost, výrobek, počet otisků atd.

Náhrady materiálu

Představuje užitečný nástroj, umožňující k položce nebo ke kusovníkové pozici předepsat konstruktérem definovanou náhradu (například když není skladová zásoba prioritní položky). Tím je zajištěno, že nahrazovaný materiál splňuje všechny požadavky na výrobek (např. ISO normu).

Plánování kapacit výrobních zdrojů

Kapacity výrobních zdrojů poskytují excelentní nástroje pro plánování výroby s volitelným zohledněním jednotlivých výrobních zdrojů. Plánování kapacit je zajišťováno vlastními plně integrovanými úlohami typu APS (Advanced Planning and Scheduling).

Kapacitní bilancování vytváří frontu operací na jednotlivé výrobní zdroje (stroj, nářadí, profese atd.). Fronta je vytvářena tak, aby byly zohledněny materiálové zdroje (skladové zásoby plus objednávky materiálu na cestě). Dále aby byly maximálně plněny termínové a množstevní požadavky odběratelů. Současně obsazuje výrobní kapacity tak, aby zdroje byly maximálně využity a nedocházelo ke zbytečným prostojům. V případě potřeby je možné prodejní zakázky dělit do kategorií podle priorit.

Informace z kapacitního bilancování využívají další moduly OR-SYSTEM Open:

Prodej – získává informace o termínech plnění prodejních objednávek (předstihy, skluzy).

Výrobní plánování – získává informace o termínech výrobních operací a jejich posloupnosti s ohledem na termíny prodejních zakázek a využití výrobních zdrojů.

Nákup – získává informace o chybějících materiálech, které by mohly ohrozit plnění prodejních zakázek.

Prezentace výsledků kapacitního plánování je standardně ve formě Ganttova diagramu. Další prezentace jsou připraveny pro reportovací, desktopová, mobilní a mediální pracoviště. Obsah prezentace je uživatelsky volitelný. Grafické tokové diagramy výrobku, operací, pracovišť, obsazení disponibilních kapacit operacemi výrobních zakázek, zaplánování zakázek v termínu nebo ve skluzu (prodejních i výrobních), grafické zobrazení kapacit jednotlivých zdrojů, včetně obsazení operacemi výrobních zakázek. V reportech je možné získat informace např. o volných a obsazených kapacitách jednotlivých zdrojů o frontách operací k jednotlivým zdrojům a o kritických výrobních zdrojích.

Kalendáře výrobních zdrojů 

Řešení představuje matematický a logický aparát pro sofistikovaný popis zdrojů, které vstupují do procesu kapacitního bilancování a plánování. Finální deklarace kalendáře představuje logickou integraci parciálních kalendářů zdrojů (stroje, skupiny strojů, odstávky, směnnost, atd.). Výsledkem výpočtu podle předem definovaných modelů pro jednotlivé zdroje je kalendář disponibilních kapacit a nepracovních intervalů. 

Rozvrhování kapacit výrobních zdrojů

Kapacitní bilancování je závislé na předem vytvořeném kalendáři  a nastavených parametrech. Vlastní zaplánování pak probíhá na základě stavu rozpracovanosti jednotlivých operací, které obsazují pracovní (disponibilní) intervaly. Nastavení parametrů a modelů dne je určující pro vytvoření plánu. Průběžná administrace těchto údajů s co možná největší přesností odpovídající poměrům ve firmě zabezpečí odpovídající výstupy, které jsou jedním z hlavních předpokladů pro úspěšné řízení firemních procesů. Výsledek výpočtu, nebo jeho části je možné zafixovat na zvolenou dobu nebo počet směn.

Speciální funkcionalita umožňuje simulovat kapacitní plánování a jednotlivé plány (výpočty) ukládat a zpětně se k nim vracet. Proces simulace zohledňuje momentální stav obsazení výrobních zdrojů, ale nemění stav zaplánování.  

Simulace obchodního případu

Významnou pomůckou pro prodejce je funkce Simulace obchodního případu. Funkce umožní prodejci v simultánním režimu, vzhledem na probíhající a kapacitně zaplánovanou výrobu, zjistit skutečný termín výroby. 

CRM

CRM je v dnešním dynamickém světě velmi důležitá oblast, která rozhoduje o úspěchu každé firmy. Z hlediska funkčnosti byly ERP a CRM v minulosti často chápány jako dva samostatné systémy. OR-SYSTEM Open přichází progresivně s vlastním datově a aplikačně integrovaným modulem CRM. Díky našemu CRM můžete efektivně komunikovat, evidovat, řídit, plánovat, kontrolovat a zlepšovat všechny provázané činnosti v různých fázích obchodních vztahů. 

Subjekty a obchodní vztahy 

Přináší možnost dokonale své zákazníky poznat, pohodlně je spravovat a efektivně rozšiřovat zákaznická portfolia. Informace pro vaše rozhodování jsou snadno dostupné. Přinášejí ucelený přehled obchodního potenciálu, vztahů a možných potřeb zákazníků. Flexibilita řešení Open navíc umožňuje snadné rozšiřování množství informací o libovolné další uživatelské atributy.

Klasifikace a hodnocení subjektu

K dispozici je klasifikační nástroj pro hodnocení subjektů dle kategorie, fáze vztahu, významu, aktuálního stavu a dalších kritérií definovaných uživatelem. Podle všech vlastností je možné subjekty rychle třídit, filtrovat, podmíněně klasifikovat nejen pro přípravu vašich marketingových akcí, ale také pro analýzy obchodu, pro řízení práce servisu, vyhodnocování reklamací nebo prioritizaci kooperantů a podobně. Díky klasifikaci v CRM  OR-SYSTEM Open vznikne Vaše vynikající znalostní databáze a se správnými marketingovými postupy se budou vaši pracovníci zlepšovat v péči o klienty a aktivně se podílet na tvorbě firemního know-how.

Kontaktní informace 

Na subjekty je navázána evidence kontaktních osob a jejich jednotlivých kontaktních informací. Plná integrace s ERP usnadňuje spolupráci všech uživatelů, kteří komunikují se zákazníky, sdílejí historii vztahů a efektivně řeší zastupování pracovníků. Tato část CRM slouží primárně k neustále aktuální centrální evidenci kontaktních informací.

Řízení aktivit, WF a notifikace

Zachycení historie komunikace patří ke klíčovým přínosům CRM řešení. Umožňuje efektivně plánovat, sledovat a vyhodnocovat komunikaci s existujícími nebo potenciálními obchodními partnery, poskytuje přehlednou historii. Systém rozlišuje řadu různých aktivit podle typu (telefonní hovor, schůzka, služební cesta, elektronická komunikace – e-mail, porada k projektům u zákazníků, atd.) i podle stavu (plánovaná, uskutečněná, zrušená, …). Analýzou marketingových a prodejních aktivit můžete např. hodnotit výkon obchodního týmu, odhalovat opomíjené vztahy, nasměrovat úsilí a zdroje na nejlepší příležitosti a snadno kontrolovat investice do marketingu a obchodu.

360° pohled na zákazníka

CRM OR-SYSTEM Open s výhodou využívá plnou integraci napříč ERP, proto máte k dispozici flexibilní platformu snadného přístupu k důležitým obchodním dokumentům a dokladům z jednoho místa. Uživatelé systému ocení rychlou orientaci v objednávkách, smlouvách, nabídkách, dodacích listech, fakturách, reklamacích,… Stejně snadno lze vyhodnocovat dosavadní spolupráci se zákazníky i z pohledu finančních vztahů (náhledy na saldo nebo faktury).

Úkoly

Úkoly v CRM OR-SYSTEM Open podporují operativní řízení pracovníků a pracovních týmů. Správa úkolů má vlastní životní cyklus typu workflow. Je určen pro přidělování a notifikaci úkolů s plně elektronickou, archivovanou a správně zařazenou komunikací uvnitř firmy.

Kalendář

Usnadnit uvedené aktivity CRM je prospěšné v integrovaném Kalendáři pro ERP. 

Přehled hlavních funkcí Open CRM kalendáře:

• Zadávání různých druhů a kategorií událostí
• Prohlížení událostí (více možností)
• Pohled na události kolegů z týmu
• Filtrování událostí
• Pamatování stavu a rozložení panelů
• Oprava, duplikace a přesun úkolu
• Lokalizace textů do češtiny a slovenštiny

Typy prohlížení Kalendáře:

• Měsíc
• Pracovní měsíc
• Týden
• Pracovní týden
• Den

Druhy událostí:

• Denní – událost plánovaná na část jednoho dne.
• Celodenní – událost plánovaná na celý den, bez přesahu do dalších dnů.
• Vícedenní – událost plánovaná na více dní.

Kategorie událostí:

• Aktivita – může být libovolného druhu (denní, …)
• Událost kalendáře – může být libovolného druhu (denní, …)
• Úkol – úkol na rozdíl od předchozích kategorií je vždy celodenní a v kalendáři se zobrazuje jen koncové datum úkolu.

Controlling

Modul Controlling umožňuje řešit standardní úlohy výkonové, odpovědnostní a procesní orientace nákladového controllingu. Pro řešení detailního sledování nákladů může uživatel použít deset dimenzí z celkových 30 možných.

Příklady dimenzí:

• Zákazník, zakázka, nadřízená zakázka, typ zakázky, účet, položka kalkulace, cash-flow zakázky, výrobek, skupina výrobků a množství pro řešení úloh výkonové orientace.
• Středisko, skupina režií a alternativní středisko pro řešení úloh odpovědnostní orientace.
• Pro procesní orientaci může uživatel použít např. dimenze činnost, aktivita, odpovědná osoba (pracovník), umístění (pracoviště, stroj).

Systém práce s dimenzemi klade důraz na minimalizaci pořizovaných údajů. Z tohoto důvodu uživatel pořizuje tři, max. čtyři dimenze, ostatní jsou generovány (dotahovány). K základním dimenzím patří účet, útvar, zakázka (výrobek). Součástí řešení může být i plné podchycení nedokončené výroby zakázky včetně řešení náběhů a odvodů.

Uživatel si může definovat deset vlastních pohledů na náklady. K základním pohledům může patřit:

• Kalkulační – výsledkový pohled.
• Cash-flow zakázky.
• Vyhodnocení střediskového hospodaření.
• Přehled o nedokončené výrobě zakázky.

Pro potřeby plánování systém umožňuje ke každému pohledu definovat tři základní plány, a to předběžný, odsouhlasený a operativní (plánovaný, operativní, pevný). Plánované hodnoty mohou být fixního, variabilního a kombinovaného charakteru. Střediskový plán může být zadán ručně, převzat z minulého období a následně upravován.

Controlling dále umožňuje:

• Zjištění režijních nákladů, jejich přepočet dle základny pro přepočet. Tuto funkci je možné uplatnit i pro přiřazení jiných hodnot k dimenzím. Systém umožňuje i přirážkový způsob přiřazování nákladů.
• Pro analýzy a rozbory je kromě standardních výstupů připraven systém definice vlastních výkazů. 

Finanční účetnictví

Modul vychází z klíčových procesů finančního účetnictví. Veškeré doklady jsou zařazeny do této pětice účetních deníků: deník došlých faktur, deník vydaných faktur, deník bankovních dokladů, deník pokladních dokladů a deník interních dokladů. Z jednotlivých deníků je možné se prostřednictvím záložek a ikon dostat do souvisejících deníků, doplnit nebo aktualizovat účetní záznamy, prohlížet platby, upomínky, penále, zobrazit saldo za firmu. Také je možné vytvořit příkaz k úhradě pro jednu konkrétní fakturu, vystavit upomínku, penalizační fakturu nebo vytvořit tiskovou sestavu.

Výsledkem zpracování účetních dokladů jsou hlavní účetní knihy, knihy pohledávek a závazků a daňová evidence. Všechny účetní knihy umožňují vytvořit rychlé přehledy, zjistit stavy na účtech, vytvořit sestavy a výkazy. Veškeré výstupy je možné zpracovat nejen za účetní období, ale také i k určitému dni.

Hlavní účetní knihy jsou vytvářeny uživatelskými pohledy dle zvolených kritérií, jako je členění na dimenze, úroveň součtování, atd. Finanční účetnictví obsahuje také likvidaci faktur.

Pro prezentaci výsledků v účetnictví je zabudován v modulu samostatný výkazový aparát, pomocí něhož mohou být vytvářeny a automaticky odesílány výkazy na daňový portál, ale mohou zde být vytvářeny i samostatné uživatelské výkazy pro management společnosti. Princip sestavování výkazů z účetního rozvrhu může být zvolen dvojím způsobem. Přímá definice umožňuje přiřazení řádku výkazu přímo k vybranému účtu nebo nepřímá definice pomocí vyjmenování intervalu účtů, přímo k řádku výkazu.  Po provedení samostatného výpočtu výkazu jsou tyto výkazy uloženy do „databáze výkazů“, kde je uchovávána jejich historie.

Funkce roční uzávěrky je opakovatelná a lze ji spouštět kdykoliv. Systém pracuje s tuzemskou měnou, zahraniční měnou a tzv. přepočtenou měnou.  Velkou předností je tzv. drill-down rozpad z účetní knihy do účetních dokladů a následně pohled až na prvotní doklad do podsystému, kde doklad vznikl. Mezi jeho silné stránky patří provázanost jednotlivých deníků s ostatními podsystémy, snadné mazání a opravy chybně pořízených dokladů v otevřeném účetním období, snadná orientace při dohledávání jednotlivých dokladů v denících a zejména intuitivnost při pořizování jednotlivých dokladů a záznamů.

Majetek

Majetek je určen pro správnou a dokladovanou evidenci majetku organizace a vedení databáze daňových, účetních, statistických, technicko-výrobních a obecně evidenčních informací. Detailně řeší všechny požadavky české legislativy včetně zrychlených odpisů a technického zhodnocení. Základem Majetku je evidence dlouhodobého majetku.

Majetek umožňuje volitelně provádět automatický výpočet daňových (všemi legislativně povolenými způsoby) a účetních odpisů (mnoha způsoby včetně “německého” a “francouzského” odpisování), zaúčtování nejen těchto odpisů ale i zařazení, vyřazení, převodů a dalších účetních změn majetku organizace, práci s opravnými položkami majetku, vše na základě předdefinovaných souvztažností.

Evidence investičního majetku obsahuje i údaje pro vedení evidence daní z nemovitostí a silniční daně a to pro všechny typy organizací s různým organizačním členěním, včetně údajů o umístění majetku a odpovědných osobách. Daňové (a volitelně i účetní) údaje jsou vázány na číselník SKP, což zaručuje konzistenci a průhlednost evidence. Umožňuje se rovněž rozsáhlé vedení evidence příslušenství k inventárním číslům také s vazbami na inventarizace.

Veškeré účetní a daňové doklady (odpisy, účetní změny, pořízení, vyřazení, přeúčtování apod.) a také důležité neúčetní změny jsou obsahem souboru účetních dokladů, což tvoří základ plné dokladovosti systému. Zároveň je uchovávána veškerá “historie” majetku.

Rozsáhlý systém tzv. “registrů” umožňuje přehlednou práci s doplňkovými, technickými a dalšími údaji podle druhu majetku. Majetek uživateli umožňuje tisk rozsáhlého spektra tiskových výstupů včetně tzv. formulářových výstupů (protokoly o zařazení, vyřazení, inventární karty atd.). 

Investice

Investice jsou určeny pro dokladovanou účetní, investiční a statistickou evidenci investic - nedokončených i dokončených - a pro likvidaci investičních faktur organizace. Z hlediska účetního jde především o analytickou evidenci skupiny účtů 04 - Investice.

Základem je likvidace investičních faktur. Ta spočívá v rozúčtovávání investičních faktur na příslušné již dokončené (investiční majetek) nebo nedokončené investice, případně částečně také na neinvestiční náklady. Zaúčtovávání probíhá volitelně buď u zlikvidovaných faktur či výdejek, nebo až u faktur a výdejek již „aktivovaných“ do Majetku. Příslušné doklady odcházejí do Účetnictví. Faktury (ale také předpisy záloh, odpočty záloh, kursové rozdíly atp.) přicházejí z Financí. Podobným způsobem přicházejí výdejky ze Skladů.

Nedokončené investice jsou sledovány z hlediska nejen účetního ale i investičního oddělení - analytické členění podle statistických parametrů, různých zdrojů financování investic, rozlišení a členění investic a to jak od začátku roku, tak od zahájení investice.

Investice jsou úzce provázány s Majetkem. Umožňují po ukončení investice její aktivaci do investičního majetku (zápis do databáze Majetku s vytvořením dokladů o pořízení a haléřovém vyrovnání), zpětně se berou podklady pro likvidaci faktur na dokončené akce - inventární čísla. U dokončených investic se při aktivaci vytvářejí také doklady o doúčtování pořizovací ceny nebo o technickém zhodnocení.

Personalistika

Personalistika je určena nejen k evidenci údajů o zaměstnancích, ale poskytuje také nástroje pro podporu důležitých personálních rozhodnutí. Evidence údajů o zaměstnanci je využívána i v podsystému Mzdy.

Pro všechny personalisty je důležitý zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů. Personalistika umožňuje sledovat pouze ty informace o zaměstnanci, které zaměstnavatel využívá (ostatní nemusí povinně sledovat, může však kdykoliv okruh svých zájmů rozšířit). Systém je v souladu s normami ISO 9000 pro podporu certifikace a respektuje zákon 435/2004 Sb. o zaměstnanosti. Je pružný k případným změnám požadavků, pracuje s číselníky, které si v převážné míře vytváří uživatel sám, a tím si také tvoří personalistiku na míru pro svou organizaci.

Personalistika obsahuje také nástroje pro podporu specifických činností personálního řízení, které jsou určeny pro střední a vrcholový management, personalisty a vedoucí.  Podpora pro řízení lidských zdrojů je zaměřena na následující oblasti:

• Pracovní funkce (definování pracovních míst, kvalifikační listy, návrhy na zvyšování kvalifikace)
• Školení a kurzy (evidence a plánování školení, přehledy a hodnocení školení)
• Lékařská péče (správa lékařské péče, plánování, rizikové funkce a pracoviště, přehledy)
• Pracovní výkazy (příplatky a srážky, korekce docházky, importy ze stravovacích a docházkových systémů, přehledy a statistiky)
• Odměny (správa fondů odměn, přehledy vyplacených mezd)

Mzdy

Mzdy obsahují vše, co je třeba pro vedení mzdové agendy, a to v nejrůznějších typech organizací. Využívají informace o zaměstnancích z Personalistiky, pořízení vlastních mzdových dat je optimalizováno pro rychlou práci s velkými objemy dat. Je možné zadávat jak údaje k jednotlivým zaměstnancům, tak i hromadně nebo připojovat informace z externích zdrojů (z výroby, z Cestovních příkazů, z docházkových a stravovacích systémů). Údaje do časového fondu je možné pořizovat formou odchylek od časového fondu, který je určen kalendářem.

Výpočty mezd a prémií probíhají na základě předdefinovaných vzorců, jejichž rozsah je možné podle potřeby rozšiřovat. K dispozici je výpočet mzdy úkolové, časové, smíšené, platy, mzdy individuální i kolektivní v kombinaci s nejrůznějšími typy prémií, a také bohatá škála příplatků s možností nastavení vlastních sazeb i s možností definovat si příplatky vlastní. Daně, zdravotní i sociální pojištění, nemocenské, sociální i státní dávky jsou počítány automaticky v souladu s platnou legislativou. Automaticky jsou prováděny přednostní i ostatní srážky zaměstnanců i výpočet denního vyměřovacího základu a pracovněprávního průměru.

K dispozici je několik typů výplatních lístků (včetně možnosti elektronického zasílání) a rozsáhla sada potvrzení pro nejrůznější účely. Součástí je i roční mzdová uzávěrka – mzdové listy, evidenční listy včetně jejich elektronického předání ČSSZ, roční zúčtování daně i výpočet povinného podílu za nezaměstnávání pracovníků se změněnou pracovní schopností.

Základní mzdy je možno volitelně doplnit o:

• Penzijní fondy – export příspěvků zaměstnance i zaměstnavatele do penzijních fondů, stavebních spořitelen i komerčních pojišťoven.
• Export do ISPV – export údajů o zaměstnanci i o organizaci do Informačního systému o průměrném výdělku.
• Export do ISP – export údajů o zaměstnanci i organizaci do Informačního systému o platech.

Cestovní příkazy

Cestovní příkazy zajišťují zpracování tuzemských i zahraničních cestovních příkazů. Spolupracují s podsystémem Personalistika, Mzdy i Finanční účetnictví.

Hlavní funkce:

• Pořízení cestovního příkazu
• Pořízení zahraničního cestovního příkazu.
• Automatické dopočty cestovních náhrad.
• Kontrola cestovních náhrad.
• Tisk cestovních příkazů
• Tiskové výstupy, rozborové sestavy
• Archiv cestovních příkazů.

Některé úlohy z této agendy jsou dostupné prostřednictvím webového prohlížeče. Jde zejména o pořízení cestovního příkazu a schvalování související se služebními cestami. Cestovní příkazy obsahují také workflow pro povolení/schválení služební cesty.